1. 合同管理

通过华炎魔方合同管理系统,规范和控制合同与收付款审批流程,集中进行合同电子化管理,强化签约对象管理。与财务系统互联互通,满足业务需求的同时,也能更好地防范合同风险,帮助组织轻松实现合同协作,并提升合规性。主要模块如下:

进入华炎魔方系统,输入账号、密码完成登陆后,点击页面左上角九宫格进入系统相关应用:

建立主数据,当其他相关联模块涉及到这些数据及字段时可以直接选择使用,不用每次新建数据,方便业务人员操作。建立后您也可以对这些数据进行修改、查看、删除等操作。通过九宫格菜单进入主数据应用后可以维护相关对象数据。

  • 业务伙伴

建立业务伙伴数据,操作时点击右上角的“新建”按钮,进入编辑界面后输入自己的业务伙伴详细信息按“提交”按钮,即完成了新建。具体可编辑信息包含以下:

  • 银行类别

建立银行类别数据,操作时点击右上方的“新建”按钮,进入后可以编辑银行类别的名称及代码,您还可以备注重要信息,编辑后选择“提交”,即完成新建。具体可编辑信息包含以下:

新建后业务人员可进入“银行类别”查看所有类别信息。

  • 银行

建立银行数据,操作时点击右上方的“新建”按钮,进入到编辑界面后即可填写银行的名称、代码、联行号、类别等信息,编辑后选择“提交”即完成新建。具体可编辑信息包含以下:

  • 银行账号

银行账号一般都比较长,每次编辑比较麻烦,建立账号数据后关联模块涉及时不用再编辑。新建时选择右上方的“新建”按钮,进入到编辑界面后即可编辑并提交。具体可编辑信息包含以下:

  • 发票类型

发票的类型常用的几种可以新建保存,建立发票数据时点击右上方的“新建”按钮,进入编辑界面将代码和名称填写并提交保存。具体可编辑信息包含以下:

  • 税率

税率固定的种类比较多,建立税率数据使用更方便。操作时点击右上方的“新建”按钮,进入后编辑税率、名称信息,选择“提交”即完成数据的建立。具体可编辑信息包含以下:

  • 货币

货币的名称和简称一般都是固定的,您可以将常用的类型编辑保存,这样可以免去每次使用时再进行编辑。

首先,用户需要通过点击左上角的九宫格进入到合同模块,点击合同选项卡找到合同列表页面,点击右上方的“新建”按钮,打开新建表单页。

在新建页面,输入合同名称、类型、签约对象、签订日期、合同金额及币种等必填内容,即可提交,如下图:

提交后系统会弹出合同的详细填写页面,在此页面用户可上传合同、发票等附件,还可以进一步完善合同详细数据及修改原有数据。

需要注意的是在新建合同时请正确勾选合同的类型,系统有“付款合同”和“收款合同”两种供选择。若勾选不正确对应的收付款项会和实际所需要的不符。

使用查找功能方便快速找到所要的合同,目前有3种查找方式,具体操作如下:

  • 模糊查找

下图搜索栏输入名称关键字,敲回车后会匹配出对应名称的所有合同。如果还不能够快速定位到需要的合同,可以尝试下面介绍的精准查找。

  • 精准查找

精准查找,可以让业务人员通过更精准的合同信息,快速、准确定位所要找的合同,在这之前需要先输入精准查找的信息,具休操作如下:

第一步:点击右上方“查找”按钮,进入精准查找的信息输入页面。

第二步:在输入页面根据需求输入名称、合同类型、签订日期、合同编号、签约对象、合同状态、修改人等信息,按“确认”进行精准定位查找。反之,若不想查找按“取消”即可。

  • 设定范围查找

除以上两种查找方法以外,还可以通过组合筛选条件的方法查找。具体操作如下:

在合同界面点击右上角的“漏斗”图标,进入到设置筛选条件的页面,再通过添加筛选条件设定查找的范围。不需要的筛选条件可以按右方的删除按键进行删除。

点击“设置”图标可以选择列表视图的设置项进行操作,包含新建、导入、复制视图的功能。

  • 新建列表视图

业务人员可以新建便于查看的列表视图,新建时需输入显示名称、显示列、过滤范围以及默认的排序方式等。其中显示的列和排序规则可自由添加条数。

列表视图可以同时添加多个,添加完以后主视图区域可以按输入的视图名称进行选择,方便业务人员快速打开对应视图进行其他的操作。

  • 导出Excel

系统支持导出当前视图界面所显示的全部信息,导出文件为Excel格式。

导出时需要先选中需要导出的合同,然后打开列表视图的工具列表,选择导出Excel即可完成导入的操作。

导出的文件内容仅为当前视图界面所显示的信息,若需要更详细的合同内容,则需要进入详细页面进行查看。

  • 复制视图

业务人员如果需要新建相同内容的视图,可以直接复制视图重新命名保存。复制时打开列表视图的工具列表,选择“复制视图”即完成了操作。

可以在合同总列表选择对应的视图名称进行查看。

  • 删除

对于已创建但不需要的视图可以进行删除。删除前需要先选中不需要的视图名称,再打开视图的工具列表,选择“删除”选项。

查看合同的详细内容及审计日志等数据,可以在合同视图界面点击合同编号,进入到合同的详情页面查看,如下图所示:

进入详情页面后,除了查看内容还可以对合同中的详细字段及内容进行编辑、修改。界面如下图所示:

  • 附件

详情页界面可以查看合同所涉及的附件,包含合同文件、发票信息等。

选择详情页界面上方“附件”按钮,可进入查看,同时页面上方会打开一个新页显示,如下图所示:

查看附件时可以选择右方的“漏斗”按钮选择过滤条件进行筛选。

附件主界面除了查看还可以编辑名称、编辑描述、下载附件到本地、上传新的附件等操作。

  • 开票/收票

与合同关联的发票都会在列表视图中显示。进入后可以查阅、编辑发票的详细内容,以及上传新附件、下载已有的发票附件等操作。发票所属的所有信息会自动与财务模块关联。

  • 收款/付款

收付款所属的所有信息会自动与财务模块关联,支持财务走审批流程。

  • 审计日志

合同的每一次修改及审计记录系统会自动保存,方便供您后续查找。