利用华炎魔方低代码平台,利用低代码技术,可在数日内快速搭建一套完善的合同管理系统,涵盖合同模板,合同审批,合同台账及后续的合同履行及合同收付款管理,实现从签订前、签订中,签订后的全程电子化合同管理。并通过贯通业务财务数据,实现合同履行过程中对收付款要素的控制,提供对于合同拟制和合同履行全过程风险预警,真正实现全生命周期的合同管理。

合同管理解决方案背景

合同与企业的日常经营关系密切,是企业的利润之舟,也是企业对外行为的规则,更能增强企业的核心竞争力。完善的合同管理是企业健康运作的重要标志。随着企业数字化转型的不断深入,建立在信息技术基础上的当下合同管理系统,融入了现代企业的先进管理思想,为企业决策、计划、控制与经营绩效评估等提供全方位支持。但企业往往面临多方面的困扰。

  • 文本量大: 合同文本量大,实际审核起来很费力,不仅效率低,而且容易出错。
  • 规则需要更好的落地: 合同模板很难进行统一控制,导致公司的合同规章制度比较难落地。
  • 线上线下的一致性难: 线上审批后,还需线下用印,用印文件与审批文件是否一致?印章管理员有很大压力。
  • 归档的合同要用时难查找: 合同审批签署完成,放进了文件库,真的要找出原件的时候,是很难很快找到的。
  • 合同孤立,无法与业务协同: 合同的履行和实际的销售、采购业务以及收付款没有关联,也就失去了合同管理的意义。
  • 缺少移动端: 领导一旦出差,就没办法签合同,很多时候造成业务等待合同的情况,或者倒签合同。

合同管理解决方案架构

利用华炎魔方低代码平台,可快速搭建一套完善的合同管理系统,涵盖合同模板,合同审批,合同台账及后续的合同履行及合同收付款管理,实现从签订前、签订中,签订后的全程电子化合同管理。并通过贯通业务财务数据,实现合同履行过程中对收付款要素的控制,提供对于合同拟制和合同履行全过程风险预警,真正实现全生命周期的合同管理。

合同管理解决方案核心特色

华炎魔方合同管理软件以客户数据的管理为核心,主要提供合同合程数字化、平台化管理、资金管控、PC和移动一体化办公等功能,同时实现以客户为中心的管理模式。

满足不同客户的特殊需求,了解客户的不同需求,并在此基础上进行定制化服务。

  • 高效处理文本的能力:文本的审核更加快捷、合同模版、关键词凸显、文本比对、内外磋商。
  • 智能合规审核的能力:授权体系自动生成审批规则,财务、业务规则自动审核,智能法务预审。
  • 全程数字化的能力:通过数字身份、电子签章,实现合同审批用印一体化;合同所有信息数字化归档。
  • 与业务第统协同的能力:与生产、项目、采购、客户等系统协同,确保合同在收付层面,能够做到按约有序执行。
  • 全程风险预警能力: 系统化监控合同签订、履约全过程,内外部风险的全程埋点、监控与预警。
  • 智能分析的能力: 预置多维度分析报表,提供数据中心灵活调整,真实反映组织经营状况。

全生命周期管理

提供了从合同前期,相对方认证、模板管理,到便捷起草、合规审批、电子签署、履约控制、数字化归档,合同全生命周期的数字化管理手段。

  • 合同起草:行业合同范本、关键词预审。
  • 合同审批:智能合同审批、业财数据协同。
  • 合同用印:文本智能比对、电子签章。
  • 合同归档:数字休归档、全量数据结构化。
  • 合同执行:合同变更控制、业务驱动合同。
  • 合同法务:相对方资信、数字化证据链。
  • 合同报表:预算多维度报表、可视化配置。

合同管理解决方案功能亮点

支持多端适配

平台多样化,支持多平台数据同步、自适应移动和PC,前端用户操作简单,后台功能强。

  • 电脑端

  • PAD端

  • 手机端

  • 微信端

合同门户

全流程,一站式合同管理系统,满足不同行业不同岗位的管理诉求。包含合同起草、合同审批 、电子签署、合同执行、合同变更、合同归档、合同风险、合同报表、合同查询、印控中心、基础设置等等全生命周期管理,帮助企业打造内外一体、高效、安全、合规的数字化合同管理体系。

全合同管理

企业所有的合同,协议、法律文件都在一个平台,统一使用、集中管理。

信息协同

业财数据驱动合同履行,业财信息协同,贯通业务财务数据,通过流程来驱动发票与收付款动作,实现对合同履行过程的控制。

合同模板

将合同风险进行前置管理,所有合同或协议相关范本的统一集中管理,建立覆盖各业务、部门的合同范本库,起草合同时,可自动提取合同表单中的关键信息,自动填充到合同模板,提高合同起草效率,并对合同模板的审批、启用停用及历史版本进行管理。

在线审批

运用华炎魔方工作流引擎,根据公司的实际管理需求通过拖拽方式自定义符合公司自身需求的合同审批流程,并通过配置将合同审批与合同台账打通,将合同信息、合同正文及合同附件进行即时归档,建立合同审批单及审批流程,实现线上的全过程审批,提高审批效率,规范权责范围。

在线编辑及修订

支持合同文本的在线起草、在线编辑、在线签批,修改之后保留修改痕迹,并且自动保存为新的版本。确保合同从审批到用印整个过程的文件一致性,意见被完整记录,可回溯,可跟踪。

合同变更

合同变更时会对每个分项金额进行金额的上限(不能超过分项总预算金)及下限(不能小于合同已发生额)进行控制,完善合同金额的管控。合同发生变更后,可关联原始合同,实现每份合同溯源及履行监控。

合同签章电子签章

引入电子签名技术,支持主流电子印章系统如:e签宝、法大大等的无缝接入,在符合法律法规的前提下,实现多终端在线签署,无需纸张不用快递,节省成本、提升效率,防止假冒签字和萝卜章,防篡改。

合同验真

规避虚假的电子合同,可同步通过国税系统进行发票的查验,杜绝虚假发票和重复发票。

防伪打印

动态添加光栅防伪码,无法复制打印,确保纸质文件不会被抽换页码,合同安全可靠。

签约对象管理

建设统一签约对象库,具备完善的准入及退出机制,具有新增、导入、拉黑等操作,保障所有的签约对象都是通过资质审核的合格签约对象,并使用纳税人识别号或身份证作为唯一标识防止签约对象的重复录入,合同起草时只可在签约对象库中选择相对方,防范资信风险。对签约对象即将到期的资产材料发送推送信息进行提示。同时通过签约对象维度可查看到基本信息、联系人信息、开票信息、银行账号信息、相关合同和收付款信息等。

合同管理融于业务,支撑业务的发展

合同台账

企业所有的合同,协议、法律文件都在一个平台,统一使用、集中管理,作为合同各类信息查看及后续合同执行的统一入口。签过的每项合同系统都会根据所属机构、业务类型、签署时间一一分类,每项合同都有自己的专属编号。通过多类型、多手段的检索模式快速定位合同。每项合同内容还能智能关联业务流程,业务变则流程变,合同信息同步、精准,合同状态一目了然,方便对合同后续的履约管理,包括发票管理、收付款、变更管理等。

收/付款管理

规划合同收/付款计划,对企业现金流数据提供依据、使用流程驱动合同应收/应付、收/付款管理,收/付款申请关联合同信息、签约对象信息,控制累计付款金额不得大于合同金额,规范付款审批、规避资金风险。

合同看板

通过各类图形化报表,直观展示关键业务数据,并实时对接业务数据库,只要后端数据发生变化,前端报表即可实时呈现。

合同管控

合同可与预算实现强关联,在审批单中可查看到各分项预算金额,已使用的预算金额,填写本次合同所属的分项金额,当合同分项金额大于未使用金额时将控制合同的发起。

当合同的金额大于项目预算金额的80%时,会对每一步的审批人进行提示。

分析报表

支持自定义生成多维度报表,供相关部门精准分析,制定策略,提交效率减少损失。通过各类图形化报表,直观展示关键业务数据,并实时对接业务数据库,只要后端数据发生变化, 前端报表即可实时呈现。

风险预警

提供风险规则自定义功能,能够自动识别合同审批以及执行过程中存在的风险点,提供实时预警与提醒。供应商资质风险、合同超额付款风险、合同未收款风险,合同超期风险等等影响着合同是否能够顺利履行。若是合同逾期、合同履约率低、结项率低等,势必会影响公司的利益。

PC、移动数据一体化

随时随地支持PC和移动端填写合同发起、处理合同审批、签署、用印、查询,不受时间、空间限制。